Kỳ họp không giấy - Bước tiến trong hoạt động của Hội đồng nhân dân xã Hoà An

Động lực đổi mới từ thực tiễn

Sau khi thực hiện sắp xếp đơn vị hành chính và kiện toàn tổ chức bộ máy, Hội đồng nhân dân (HĐND) xã Hòa An phải đối mặt với thực tế: phạm vi hoạt động rộng hơn, khối lượng công việc tăng lên đáng kể. Yêu cầu phối hợp, trao đổi, cập nhật và xử lý thông tin đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác tuyệt đối. Chính áp lực từ thực tiễn này đã thúc đẩy cơ quan dân cử nơi đây quyết tâm đổi mới phương thức làm việc, chuyển trọng tâm sang môi trường số.

Nhận thức rõ tầm quan trọng của công nghệ, đồng chí Bùi Trọng Duy, Ủy viên Ban Thường vụ, Phó Chủ tịch HĐND xã Hòa An đã chủ động tham mưu, làm việc với lãnh đạo VNPT tỉnh Cao Bằng, đề xuất chủ trương hỗ trợ xây dựng phần mềm phục vụ riêng cho hoạt động HĐND xã, đồng thời tổ chức khảo sát, đánh giá và chạy thử nghiệm hệ thống. Trên cơ sở đề xuất của HĐND xã Hòa An, được sự nhất trí của Tổng công ty VNPT và Ban Giám đốc VNPT Cao Bằng tạo điều kiện để khảo sát thực tế, đánh giá nhu cầu và triển khai thử nghiệm phần mềm. Hệ thống được tiếp tục chạy thử nghiệm, hoàn thiện và đánh giá đến hết năm 2026, làm cơ sở để nghiên cứu, điều chỉnh phù hợp hơn với yêu cầu thực tế trong hoạt động của HĐND cấp xã.

Đồng chí Bùi Trọng Duy, Ủy viên BTV, Phó Chủ tịch HĐND xã Hòa An  làm việc với lãnh đạo VNPT tỉnh Cao Bằng

Để các đại biểu bắt nhịp ngay với công nghệ, HĐND xã tổ chức tập huấn, hướng dẫn đại biểu sử dụng các nền tảng như Hội đồng nhân dân số VNPT eCabinet, GoConnect, iKnow, tạo thêm công cụ hỗ trợ trong trao đổi, gửi nhận văn bản, cập nhật tài liệu và xử lý công việc trên môi trường điện tử. Trong đó, ứng dụng Hội đồng nhân dân số VNPT eCabinet được đưa vào phục vụ trực tiếp cho kỳ họp, số hóa tài liệu, giấy mời, chương trình và các nội dung thảo luận, chất vấn, biểu quyết trên cùng một hệ thống. Đại biểu có thể sử dụng máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại để truy cập tài liệu trước và trong kỳ họp; chủ động nghiên cứu, tìm kiếm, đánh dấu những nội dung cần quan tâm và theo dõi chương trình. Không chỉ thay thế tài liệu giấy, hệ thống còn hỗ trợ đại biểu gửi ý kiến, tham gia thảo luận, chất vấn, biểu quyết điện tử và theo dõi kết quả tổng hợp. Qua đó, nhiều khâu trong tổ chức kỳ họp được rút ngắn, việc tổng hợp thông tin thuận tiện hơn, hạn chế sai sót, đồng thời góp phần nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt động của HĐND. 

Kỳ họp không giấy - Nâng cao chất lượng kỳ họp, tạo nền tảng phát triển chính quyền số

Hiệu quả của chuyển đổi số được thể hiện rõ qua những kỳ họp gần đây của HĐND xã Hòa An. Không còn những tập tài liệu dày xếp kín trên bàn đại biểu. Mỗi đại biểu được cấp tài khoản để truy cập kho dữ liệu của kỳ họp. Từ chương trình, tài liệu phục vụ kỳ họp, danh sách đại biểu, thông báo, thông tin báo chí đến các nội dung tổng hợp ý kiến, kiến nghị của cử tri đều được cập nhật trên hệ thống. Chỉ với một vài thao tác, đại biểu có thể tìm kiếm, đối chiếu những nội dung cần thiết, kể cả các vấn đề liên quan đến địa bàn, lĩnh vực phụ trách. Việc tiếp cận thông tin nhanh hơn giúp đại biểu có thêm thời gian nghiên cứu, chuẩn bị nội dung phát biểu, chất vấn và thảo luận, qua đó góp phần nâng cao chất lượng tham gia kỳ họp, nhất là đối với những vấn đề gắn trực tiếp với đời sống và kiến nghị của cử tri.

"Kỳ họp không giấy” đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ phía đại biểu HĐND xã. Theo đồng chí Vi Thị Hường, Phó Trưởng Ban Kinh tế, Ngân sách HĐND xã Hòa An cho biết: “Việc sử dụng tài liệu điện tử giúp tôi thuận tiện hơn trong quá trình nghiên cứu. Khi cần tìm một nội dung, nghị quyết hay vấn đề cử tri quan tâm, có thể tra cứu ngay trên hệ thống, không mất thời gian tìm trong nhiều tập tài liệu. Nhờ đó, tôi có thêm thời gian nghiên cứu sâu và chuẩn bị nội dung phát biểu, thảo luận tại kỳ họp.”

Điểm chú ý của mô hình “kỳ họp không giấy” không chỉ nằm ở việc giảm lượng giấy sử dụng, mà quan trọng hơn là tạo điều kiện để đại biểu chủ động hơn trong thực hiện nhiệm vụ. Khi tài liệu được cập nhật tập trung, việc nghiên cứu, tra cứu, đối chiếu trở nên nhanh chóng, thuận tiện. Đại biểu có thể xem trước nội dung, đánh dấu những vấn đề cần quan tâm và khai thác thêm thông tin phục vụ hoạt động thảo luận, chất vấn. Khi thời gian dành cho việc tìm kiếm tài liệu được rút ngắn, đại biểu có điều kiện tập trung vào những vấn đề trọng tâm, những nội dung cử tri quan tâm và những quyết sách cần được xem xét, thảo luận kỹ tại kỳ họp.

Đại biểu HĐND xã Hoà An nghiên cứu tài liệu phục vụ kỳ họp trên máy tính

Không chỉ hỗ trợ đại biểu, chuyển đổi số còn tạo ra những thay đổi rõ nét đối với đội ngũ cán bộ tham mưu, phục vụ hoạt động HĐND. Trước đây, để chuẩn bị một kỳ họp, cán bộ, chuyên viên phải dành nhiều thời gian in ấn, photo, phân loại và phát hành số lượng lớn tài liệu. Khi có nội dung thay đổi, việc cập nhật, thay thế văn bản cũng kéo theo nhiều công đoạn. Hiện nay, tài liệu được cập nhật trực tiếp trên hệ thống “Kỳ họp không giấy” Hội đồng nhân dân số. Việc gửi, nhận, chỉnh sửa và lưu trữ được thực hiện tập trung, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, tiết kiệm giấy, mực in và chi phí hành chính.“Trước đây, khâu in ấn, photo tài liệu phục vụ kỳ họp mất khá nhiều thời gian và nhân lực. Khi ứng dụng hệ thống không giấy, tài liệu được chuyển lên dữ liệu dùng chung, việc cập nhật và gửi đến đại biểu thuận tiện hơn rất nhiều. Cán bộ phục vụ kỳ họp giảm được áp lực trong khâu chuẩn bị; việc lưu trữ, tra cứu tài liệu sau này cũng khoa học, thuận tiện hơn”. Đồng chí Cao Tiến Lê, Chánh Văn Phòng HĐND, UBND xã Hòa An cho biết. 

Hình thành hệ thống dữ liệu số hướng tới sự đồng bộ, bền vững

Giá trị của chuyển đổi số không chỉ nằm ở việc giảm giấy tờ, mà còn ở khả năng hình thành dữ liệu và quy trình làm việc điện tử trong hoạt động HĐND. Thông qua hệ thống, việc điểm danh đại biểu được thực hiện bằng thao tác điện tử; ý kiến đóng góp được ghi nhận qua tính năng thảo luận, gửi nội dung thảo luận góp ý trên tài liệu hoặc phát biểu trực tiếp tại kỳ họp. Các nội dung được lưu lại, tạo thuận lợi cho việc theo dõi, tổng hợp và đánh giá quá trình tham gia hoạt động của đại biểu. Đối với báo cáo, dự thảo nghị quyết và các tài liệu phục vụ kỳ họp, việc cập nhật, chỉnh sửa trên môi trường điện tử giúp các bộ phận phối hợp nhanh hơn, hạn chế sử dụng nhiều phiên bản tài liệu và nâng cao độ chính xác. Từ khâu chuẩn bị, điều hành đến thảo luận, biểu quyết và lưu trữ, các bước của kỳ họp đang từng bước được kết nối trên một nền tảng thống nhất, tạo cơ sở để HĐND xã chuyển dần từ quản lý hồ sơ truyền thống sang phương thức làm việc dựa trên dữ liệu.

Đến nay, VNPT eCabinet đã được triển khai phục vụ tại các kỳ họp của HĐND xã Hòa An, thay cho việc sử dụng khối lượng lớn tài liệu giấy. Đây cũng là cơ sở thực tiễn để HĐND xã tiếp tục đánh giá, hoàn thiện hệ thống trong quá trình chạy thử nghiệm đến hết năm 2026, hướng tới xây dựng công cụ phù hợp hơn với yêu cầu hoạt động của HĐND trong điều kiện mới. Từ những kỳ họp với các tập hồ sơ dày, HĐND xã Hòa An đang hình thành một không gian làm việc số, nơi thông tin được cập nhật nhanh chóng, dữ liệu được lưu trữ có hệ thống và các khâu trong quá trình tổ chức kỳ họp được kết nối xuyên suốt. Theo đó, các nền tảng như GoConnect và iKnow tiếp tục hỗ trợ hoạt động trao đổi, kết nối, chia sẻ thông tin và khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ công tác tham mưu, quản lý, xử lý công việc.  Định hướng trong thời gian tới, đồng chí Bùi Trọng Duy, Uỷ viên Ban Thường vụ, Phó Chủ tịch HĐND xã Hòa An nhấn mạnh: “Chuyển đổi số là yêu cầu tất yếu trong quá trình đổi mới hoạt động của HĐND. Thời gian tới, HĐND xã tiếp tục tăng cường ứng dụng các nền tảng số, tập huấn, hướng dẫn để đại biểu sử dụng thành thạo; đồng thời từng bước chuẩn hóa quy trình xử lý công việc trên môi trường điện tử, hướng tới hoạt động HĐND ngày càng khoa học, hiệu quả, công khai và minh bạch”.

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang trở thành động lực phát triển mới của đất nước, việc xây dựng HĐND số không chỉ là yêu cầu tất yếu của tiến trình hiện đại hóa nền quản trị quốc gia mà còn là giải pháp quan trọng để nâng cao chất lượng hoạt động của cơ quan dân cử. Đây cũng là nền tảng để hình thành hệ sinh thái cơ quan dân cử thông minh, nơi dữ liệu và trí tuệ nhân tạo hỗ trợ hiệu quả cho quá trình hoạch định, giám sát và quyết định chính sách vì sự phát triển bền vững của mỗi địa phương và đất nước. Đó cũng là cách HĐND xã Hòa An thích ứng với yêu cầu mới, đưa chuyển đổi số trở thành công cụ thiết thực phục vụ hoạt động của cơ quan dân cử ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại, gần dân, sát dân và vì Nhân dân phục vụ./.